ゆえさん@がんばらない

がんばらないエンジニアのポートフォリオ? この記事の内容は所属組織の公式見解ではありません

メールを送る時のTips

就職活動真っ只中ですね。就活中の学生さんですと企業の人事担当者とメールをやりとりする機会が多くなってきたと思います。

というわけで、社会人から見たメールの送り方Tipsをまとめてみました。

私は一応社会人で、外部の方ともメールを色々やりとりしています。そんな視点で気づいたところを書いていきます。

添付ファイルの大きさは1.5MB程度に

ファイルサイズが大きすぎると企業側のメールサーバで受け取ってもらえないパターンが多いです。

受け取る側からすると、外出先でメールを確認した時に5MBもファイルを送られた時は辛いです。スマートフォンで受信している人も多いので、ファイルサイズは「受け取る側」の事も考えて欲しいですね。

というか、でかいファイル送られたら正直しんどいです。以前メールボックスをパンクさせたことがあります・・・

PDFであればAdobe AcrobatにはPDF圧縮機能があります。後はzip圧縮するなどでしょうか。

ファイルサイズを収められない場合は、別なサーバへ

履歴書のPDFやポートフォリオを送りたい場合、どうしてもファイルサイズが大きくなります。というか、限界が来ます。

この場合は、「宅ふぁいる便」などのファイル預かりサービスを使うと便利です。

他にもDropboxのファイル共有機能を活用するのも手段の一つです。DropboxのWeb画面から「リンクを共有」へ行くとURLを取得できるので、このURLを担当者にメールするといいと思います。

ただ、企業のセキュリティポリシーによって受け取ってもらえないパターンがあるのでこちらも注意です。

(Macの人)zipファイルを圧縮するとき注意

Macの標準アーカイバでzipファイルを作ってそれをWindowsで開くと中のファイルが文字化けを起こします。 人事担当者がWindows使ってるとアウトなパターンです。

実際僕はMacで仕事をしているのですが、何回かやってしまって「文字化けするんだけどどうなってるんだよ!!??」って怒られたことがあります。

Macでzipファイルを作る(圧縮する)ときはWinArchiver Liteというアプリが便利です。AppStoreでダウンロード出来ます。

https://itunes.apple.com/jp/app/winarchiver-lite/id414855915?mt=12

有償版もあるのですが、無償版で十分OKです。

出来るだけ"@gmail.com"とか"@yahoo.co.jp"は使わない

gmailやyahooメールだとスパムメールと判定される確率が高くなります。最近のスパムフィルタは賢くなったので誤検出は減りましたが、ゼロではありません。

一番ベストなのは、大学のメール(メールアドレスの末尾が"ac.jp")を使うといいと思います。メールアドレスでも"ac.jp"がついていると「大学生・大学関係者だね」ってすぐ分かるのでスパムフィルタにはほぼかかりません(確率は確実に減ります)。

ac.jpメールは一般人では取得できないメールアドレスなので、信憑性が格段に上がります。

不安になったら担当者へ相談しよう

一応、あくまで一般論を書いています。企業によってはセキュリティポリシーが色々あって「外部からファイルは原則受け取れない」とか「~MB以上は駄目」とか「ファイル預かりサービスはセキュリティ上良くないのでNG!」とか色々あります。

応募先の企業で「ISO 27001(ISMS)」とか「プライバシーマーク」のロゴを見つけた場合は要注意です。ガチガチにセキュリティポリシーを用意している会社なので、きちんと担当者に確認しましょう。

大手の会社だと、専用のファイル送信サービスを持っている場合もあります。

とか気づいたことをつらつら書きました。